Aujourd’hui, ABIL Ressources recherche pour un de ses clients un(e) assistant de direction H/F en CDI pour un poste basé à Paris 7eme.
40-50 k€ brut annuel selon profil. CDI à temps plein (39h00)
8h30-17h30 du Lundi au Jeudi. Vendredi 8h30-16h30.
L’assistant de direction travaillera au sein d’une équipe siège composée de 2 collaborateurs au sein d’une fédération. En effet, le poste sera très polyvalent et couvrira la gestion administrative, organisationnelle, frais généraux, comptabilité.
Rattachée à la directrice générale, vous aurez à organiser l’agenda, les réunions, ainsi que ses déplacements avec celui du président de la fédération.
• Organiser les rendez-vous et le planning du président et de la directrice générale.
• Filtrer les appels téléphoniques et les mails.
• Accueillir les fournisseurs, les adhérents, les chefs d’entreprises, répondre au téléphone.
• Organiser les déplacements et constituer les dossiers ad’hoc.
• Organiser les réunions avec les ministères, les syndicats , envoyer les circulaires d’informations auprès des adhérents (convocations, préparations des dossiers, réservation des salles).
• Préparer le Conseil d’administration (élaboration de l’ordre du jour, constitution des dossiers, compte-rendu).
• Rédiger et gérer les courriers, les documents divers.
•Suivre les représentations extérieures, organiser l’évènement annuel pour les adhérents en province (déplacement sur 3 jours une fois par an ).
• Coordonner et mettre en œuvre les tâches administratives « Services généraux ».
• Travailler en étroite collaboration avec la secrétaire de direction du président .
• Evaluer et coordonner les besoins, les moyens et leur mise en œuvre.
• Superviser les approvisionnements nécessaires au fonctionnement (matériel, fournitures administratives, consommables).
• Appuyer logistiquement les évènements internes.
• Suivre la préparation de l’Assemblée générale (convocations, documents préparatoires, bureaux de vote, inscriptions …).
• Gérer les salles de réunions.
• Assurer le bon entretien et fonctionnement des locaux.
• Gérer le transfert en amont et en aval de la comptabilité et des variables de paie et notes de frais (transmission à un expert-comptable).
• Gestion d’une SCI , appels de loyers et des charges (3 locataires), avenants de baux.
• Utiliser Outlook pack office power point, l’anglais serait un plus.
De formation Bac+2/5 secrétariat de direction minimum, vous justifiez d’une expérience de 10 ans sur un poste similaire.
La maîtrise du Pack Office (Word, Powerpoint, Excel) est fortement appréciée, ainsi qu’éventuellement l’anglais (oral et écrit)
Votre rigueur, votre organisation, votre fiabilité et diplomatie seront les qualités indispensables pour mener à bien votre mission.
Vous êtes aussi bien disponible qu’autonome, vous êtes doté d’un bon relationnel. Vous avez non seulement le sens de la confidentialité que celui du service. Vous êtes expérimenté dans les tâches confiées.
L’esprit d’équipe fait partie de votre ADN , et aimez avant tout les structures à taille humaine.
Enfin, vous avez la capacite de vous adapter à toutes les personnalités.
Bonne maitrise de l’outil informatique
Organisation et anticipation
Rigueur, autonomie
Réactivité
Bonne orthographe
Qualité relationnelle et sens du contact
Discrétion et diplomatie
Capacité rapide d’adaptation
Bon sens
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Étiqueté comme : Anglais, Assistante de direction, fédération, organisation, Pack Office, secretaire de direction, secretariat, services generaux
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