ABIL Ressources recherche pour un de ses clients une Assistante de Direction H/F en CDI pour un poste basé à Paris 8eme.
Salaire :
40-50 k€ brut annuel selon profil.
CDI à temps plein (39h00).
Horaires :
8h30-17h30 du Lundi au Jeudi. Vendredi 8h30-16h30.
La secrétaire de direction travaillera au sein d’une équipe siège composée de 2 collaborateurs au sein d’une fédération, le poste sera très polyvalent et couvrira la gestion administrative, organisationnelle, frais généraux, comptabilité
Rattachée à la directrice générale, vous aurez a organiser l’agenda, les réunions, ses déplacements avec celui du président de la fédération,
Missions d’Assistanat de Direction :
Rattachement hiérarchique : Directrice Générale.
Assiste la directrice générale.
PRINCIPALES MISSIONS
- Organisation de rendez-vous et du planning du président et de la directrice générale
- Filtrage et gestion des appels téléphoniques et des mails
- Accueil des fournisseurs, des adhérents, des chef d’entreprise , répondre au téléphone,
- Organisation des déplacements et constitution des dossiers ad’hoc
- Préparation et organisation des réunions (convocations, préparations des dossiers, réservation des salles…)
- Organisation des réunions avec les ministères, les syndicats , envoie des circulaires d’informations auprès des adhérents,
- Préparation du Conseil d’administration (élaboration de l’ordre du jour, constitution des dossiers, compte-rendu)
- Rédaction de courriers, de notes, de documents divers
- Suivi et gestion des courriers arrivés et des réponses
- Gestion et suivi des représentations extérieures, organisation de l’évènement annuel pour les adhérents en province (déplacement sur 3 jours une fois par an )
- Gestion du fonctionnement administratif et logistique nécessaire
Missions de Service généraux
- Coordonne et met en œuvre les tâches administratives « Services généraux ».
- Travaille en étroite collaboration avec la secrétaire de direction du président .
- Evaluation et coordination des besoins, des moyens et leur mise en œuvre
- Supervision des approvisionnements nécessaires au fonctionnement (matériel, fournitures administratives, consommables)
- Appui logistique à des évènements internes
- Suivi et supervision de la préparation de l’Assemblée générale (convocations, documents préparatoires, bureaux de vote, inscriptions …)
- Gérer les salles de réunions
- Assurer le bon entretien et fonctionnement des locaux
Mission comptable et Rh :
La gestion du transfert des données comptables, des variables de paie, et des notes de frais, revêt une importance cruciale, particulièrement lors de leur transmission à un expert-comptable. De plus, la gestion administrative d’une Société Civile Immobilière (SCI) demande une attention particulière. Cela englobe la gestion des appels de loyers et des charges pour trois locataires, la rédaction d’avenants de baux, et la coordination des aspects financiers.
L’utilisation efficace d’outils tels qu’Outlook, le pack Office, Power Point, et idéalement une maîtrise de l’anglais, constitue un atout essentiel dans la gestion de ces processus complexes.
Profil :
De formation Bac+2/5 secrétariat de direction minimum, vous justifiez d’une expérience de 10 ans sur un poste similaire.
De plus, une excellente maîtrise du Pack Office (Word, Powerpoint, Excel) est vivement valorisée, de même qu’une compétence avérée en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Votre rigueur, votre autonomie, votre organisation et votre fiabilité, votre discrétion et diplomatie seront les qualités indispensables pour mener à bien votre mission.
Enfin, vous démontrez une capacité d’adaptation remarquable ainsi qu’un bon sens pratique.
Votre disponibilité et votre autonomie sont des atouts majeurs, tout comme votre excellent relationnel.
La confidentialité et le sens du service sont des valeurs que vous incarnez pleinement.
Votre expérience dans les missions qui vous sont confiées témoigne de votre expertise.
L’esprit d’équipe fait partie de votre ADN , et aimez les structures à taille humaine.
Vous avez la capacité de vous adapter à toutes les personnalités.
Savoir-faire
- Bonne maitrise de l’outil informatique
- Organisation et anticipation
- Rigueur, autonomie
- Réactivité
- Bonne orthographe
Savoir-être
- Qualité relationnelle et sens du contact
- Discrétion et diplomatie
- Capacité rapide d’adaptation
- Bon sens
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