Assistant(e) de site H/F


Cette offre n'est plus d'actualité ou à déjà été pourvue.

Aujourd’hui, nous recherchons pour l’un de nos clients Un(e) Assistant(e) de site H/F pour un contrat à durée indéterminée, poste basé à Fontenay (94).

Rémunération :

Rattaché(e) au Directeur du site, votre mission principale sera d’assurer la gestion administrative des actions de formation et le secrétariat général :

ACCUEIL

Accueil physique des prospects & traitement des demandes

Traitement téléphonique des demandes entrantes (ouverture de porte, téléphone….)

TRAITEMENT DES CANDIDATS

Traitement deux fois par semaine des extractions des candidats

Mise à jour quotidienne de la bulle prospect (fiche prospect et fiche projet) dans Galia

Travail de collaboration avec la CTM, chargées de planification, formateur coordinateur….

Travail en collaboration avec les CFA hors les murs

PRISES EN CHARGE DES CANDIDATS

Création du dossier de session normalisé de chaque session

Participation aux suivis actions du site

Réception, contrôle, complétude & enregistrement des dossiers de candidature (boite générique inscriptions)

Suivi du retour des devis signés et des financements validés

Validation des différents financements (région)

Création ICOP / Préparation & organisation des infocolls, envoi des mails

Renseignement  des dossiers de financement (transition professionnelle (1er onglet), Financements individuels région, ETC)

Convocation aux épreuves de sélection

Enregistrement des résultats de sélection Galia et envoi des courriers admission

Participation à certaines informations commerciales (exigences du financeur)

PRISE EN CHARGE DE L’ENTREE EN FORMATION en lien avec le CSP

Préparation des documents d’entrée en formation

RI / Chartes à faire signer / Livret d’accueil à distribuer (formateur coordinateur), contrats /conventions / Cerfa/ CGV / calendrier

Ouverture des sessions (en présentiel) collecte des documents / Participation à l’accueil

Accueil téléphonique des stagiaires

Complétude carte étudiant, carte des  métiers pour signature DS

Edition & transmission des emplois du temps hebdomadaire et salles (et ou coordinateur)

PRISE EN CHARGE EN COURS et Fin de formation

Vérification et pointage des émargements hebdomadaires puis scan et dépôt dans DSN de l’action (signatures conformes stagiaires et formateurs, absences notées, justificatifs à récupérer)

Relance des formateurs pour signatures sur les feuilles d’émargement

Préparation & participation aux conseils / commissions / bilans / CTP / COPIL

Edition et transmission des conventions de stage entreprise

Appels stagiaires pour absences en lien avec le coordinateur

Accueil administratif et logistique journalier  des formateurs

Préparation & organisation matérielle des sessions de validation (affichage etc…)

Suivi & transmission des décisions / commissions (ECTS) / DREETS-Odessa+, Education Nationale

Envoi des livrets de formation, des bulletins de notes, des écrits (Education Nationale, DREETS, membres du jury….)

Envoi de tous les PV de certification au certificateur concerné

Aide à la constitution du dossier rémunération sur le public en difficulté (difficultés de lecture et d’écriture)

SECRETARIAT DU SITE

Point avec la direction du centre

Compte rendu de réunions

Extractions diverses pour le directeur (sur Galia etc…)

Plans masse et planning des actions sur Excel

Echanges avec l’équipe pédagogique

Réception, lecture et traitement des mails

Communications téléphoniques hors prospects et stagiaires

Réponses aux candidatures lors des recrutements

Réception, scan et traitement du courrier

Assistanat divers pour l’équipe du centre

Rédaction et envoi de courriers (partenaires, financeurs, Pôle Emploi, divers et variés…)

Classement et / ou archivage / DSN

Réception et traitement des factures fournisseurs / formateurs

Affranchissement et dépôt du courrier à la poste

QUALITE

Gestion documentaire de la qualité

Suivi des process qualité et des évaluations (binôme référent pédagogique et référent administratif)

Saisie des suivis (Galia & plateformes) à 3 mois

Saisie des suivis (Galia & plateformes) à 6 mois

GESTION MATERIELLE

Réservation et vérification de la disponibilité des moyens matériels

Mise en place de la logistique des jurys (préparation des salles, matériel et documents associés)

Préparation et mise en place (café, gâteaux, eau) de salles pour les réunions

Préparation de dossiers pour les réunions

Profil :

De formation Bac à Bac +2, vous justifiez d’une expérience de 2 ans acquise sur un poste similaire en centre de formation.

Vous disposez de capacités d’organisation, de rigueur, d’anticipation et d’analyse.

Vous êtes doté(e) de qualités d’écoute et d’aisance relationnelle et placez la qualité du service à vos clients internes au cœur de vos préoccupations.

La connaissance de GALIA serait un atout supplémentaire.

Apply email cv52@abil-ressources.com

Taggué comme : accueil, Gestion des étudiants, secretariat, Sessions de formations, Suivi post formation