Aujourd’hui, nous recherchons pour l’un de nos clients, un(e) secrétaire polyvalente H/F H/F en CDI renouvelable basé à Paris 19eme.
Rémunération :
30-34 k€ brut annuel selon profil pour 39h00 par semaine
Horaire 9h00-18h00 lundi au jeudi 17h00possibilité d’une journée de télétravail mais le jour ne pourra pas être fixe
Missions :
Au sein l’équipe du secrétariat général, vous êtes rattaché( e) à la responsable de direction services généraux
A ce titre, vous :
Assurez un rôle de coordinatrice au niveau de l’administration de direction pour les réunions statutaires
Vous gérez les déplacements des salaries pour les réunions en ile de France province (commande des billets de trains, location de voiture, suivi abonnement Sncf, réservation d’hôtel)
Vous préparerez les réunions du conseil d’administration : préparation des feuilles d’émargement, préparations des documents pour la réunion, préparation des salles, réservation des déjeuners et plateaux repas
Gestion et suivi des emails, réception des courriers, process à suivre car certifie qualité (enregistrement des courriers et réponses)
Suivi des abonnements presse, de la facturation (contrôle) et des achats des fournitures de bureaux pour le pole accueil et secrétariat général
Suivi des inscriptions d’un séminaire sur 2 jours qui réunira 2000 personnes en octobre prochain
Rapport sous Excel
Solliciter des fournisseurs frais généraux en cas de fuite d’eaux par exemple devis et validation de l’intervention par la n+1
Une journée sera dédiée au standard à l’accueil 1h/jour + remplacement ponctuel de la personne absente
Profil :
Issue d’une bts assistante de direction ou assistante de gestion pme pmi , vous justifiez au minimum d’une expérience réussie de 5 ans acquise sur une fonction équivalente. Vous justifiez d’une expérience réussie de 5 ans minimum dans le secrétariat général. Organisé, rigoureux, disponible, autonome, vous êtes reconnue pour vos qualités relationnelles et vos capacités d’adaptation. Vous êtes discrète et avez le sens du service. Vous avez une bonne maitrise du pack office.