La dématérialisation en entreprise

Dans un contexte où les entreprises s’inscrivent de plus en plus dans une politique de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), que les normes ISO (International Organization for Standardization) deviennent les maîtres mots des bons élèves, quels sont les intérêts de la dématérialisation ?

Hier la dématérialisation était réservée aux grandes entreprises et administration mais aujourd’hui, tout le monde doit s’y mettre. Les PME et TPE, quelques soient leurs secteurs d’activités comprennent que la dématérialisation répond aux enjeux suivants :

  • La réduction des coûts : les frais liés à l’impression de documents peuvent prendre une part significative dans le budget d’une entité. La gestion du parc d’imprimantes et les frais d’affranchissement sont également des postes de dépenses qui peuvent être réduits avec la dématérialisation. En effet, en moyenne, 5% à 15% du Chiffre d’Affaire d’une entreprise est consacré à la gestion des documents papiers.
  • L’accélération des délais : il est important d’être réactif. La dématérialisation des envois fait gagner un temps considérable dans les échanges avec les tiers de l’entreprise, mais également en interne, les processus sont accélérés.
  • Améliorer la traçabilité : les éléments dématérialisés deviennent plus facilement contrôlable et traçable. L’authenticité s’améliore grâce à, notamment, les signatures électroniques. Celles ne sont plus falsifiables et permettent donc de prévenir les risques de fraude et de conserver l’intégrité des documents.
  • Soutenir une économie durable : La diminution de la consommation d’encre et de papier permet aux entreprises de réduire leur empreinte carbone et de participer activement à la protection de l’environnement.

Par exemple, une fiche de paie qui serait envoyé par mail serait reçue par le salarié 2 ou 3 jours plus tôt que par un envoi postal. L’avantage est doublé car l’employeur économiserait du temps et de l’argent. En effet, le gain de temps pour la mise sous pli n’est pas négligeable, les frais liés à l’impression, aux enveloppes et à l’affranchissement peuvent également disparaître avec la dématérialisation.

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